Организацията на събития отново е на мода и отчита ръст в България. Модерни са и грешките, които лицата зад кулисите на сцената допускат в провеждането им.
#1: Времето е ценно за всички
Погрижете се всеки презентатор да получи достатъчно време, за да представи пълноценно своето послание към аудиторията. Не са малко случаите, в които събития, на които присъствам като посетител, закъсняват с програмата си в рамките на цели часове след обедната почивка и дори сменят графика.
Това създава объркване не само за вас като организатор – лекторите се чувстват под напрежение, посетителите губят интерес, защото не са наясно какво ще следва, а медийните партньори спират да бъдат наясно какво да отразят.
Попитайте всеки презентатор на събитието си точно колко време очаква за своята част. Често, думата им се оказва правилна; плюс-минус десетина минути. Съобразете това с програмата и избягвайте еднакъв за всички график.
#2: Шефе, какво стана с апаратурата?
Да разчитате на късмет, когато става дума за техника, е като да тръгнете на път до морето, без да проверите колко бензин имате в колата си. Има и по-добър начин.
От какво се нуждаят лекторите ви, за да изнесат безпроблемно презентациите си? Разумно ли е да използвате компютър с остаряла версия на Microsoft Office като основен, когато двама-трима от тях работят с Office 2013? Имате ли достатъчно бърза интернет свързаност, ако някой ще работи с Prezi? Или ще се наложи да активирате специален рутер или интернет кабел само за машини на екипа?
Помислете внимателно за съвместимостта и техниката, за да избегнете спънки на живо. Обсъдете подробно горните няколко въпроса с участниците преди началото.
Съвет, който почти никога не се прилага: тествайте внимателно всички микрофони за батерии, дефекти и сила на звука. Налагало ми се е да ги сменям, докато говоря пред публика, защото някой си бе спестил тридесетина минути работа.
#3: Сънят трябва да е следобеден
Сложете най-енергичните, интересни и умели презентатори в самото начало на програмата си. Оставете по-задълбочените презентации за след обедната почивка. Така ще грабнете всички от аудиторията в самия старт.
Онези, които се интересуват от темата в подробности, ще останат и за втората част на деня. Всички знаем, че служебните посетители (изпратени на обучение от своите мениджъри) обикновено присъстват до обяд, след което се наслаждават на сладка почивка през един иначе обичаен работен ден. Покажете им най-доброто и оставете най-полезното за тези, които провяват задълбочен интерес целия ден.
Така де, сънят трябва да е следобеден. Иначе всичко започва скучно и мудно.
#4: Материалите са интересни днес
Какъв въобще е смисълът да наемете фотограф за снимки и оператор за видео запис, ако ви предоставят материали след две седмици?
Бъдете пунктуални. Предоставете поне няколко обработени снимки и бързо рекламно видео с кадри от събитието колкото се може по-скоро, по възможност на следващия ден. Да, ще заплатите повече. Но така и медийните ви партньори (поне уеб медиите) ще имат бързо готов материал, който да използват. Дайте им го.
На откриването или закриването на събитието, обявете официален линк, откъдето всеки може да разгледа и свали безплатно презентациите на деня. Ако обаче оправданието ви е, че лекторите носят само USB стикове, сгрешили сте века.
#5: Не им пречете да бъдат социални
Изберете лешен #хештаг за събитието и го направете видим отвсякъде – официалния сайт, брошурите и подиума от самото начало до края на деня.
Ако професионалният фотограф, който сте наели, е направил снимки и на присъстващите, проверете дали после могат да се тагнат из снимките на събитийната фейсбук страница. Колкото по-лесно направите споделянето на информация и материал, толкова по-ефективно ще превърнете посетителите в посланици на вашия бренд.
